You are here

Etusivu › Blogs › Tuija's blog

Sähköpostilaatikko kasautuu lomalla - onko mitään tehtävissä?

Ma, 2008-12-15 08:38 — Tuija
Jaa
Kategoriat: 
Itsensä johtaminen

Suunnittelen mediakäyttöön liittyviä uuden vuoden lupauksia. Yksi niistä on parantaa sähköpostitapojani niin lähettäjänä kuin vastaanottajanakin.

Kun lähdin äitiyslomalle syksyllä 2007, jätin työsähköpostiini poissaoloviestin, jossa ilmoitin palaavani tammikuussa 2009 ja että en lue tällä välin laatikkoon kertyviä viestejä. Nyt kun töihin paluu on ajankohtaista, on ratkaistava käytännön kysymys siitä, mitä tehdä täyttyneelle inboxille. En uskalla ajatellakaan, kauanko vuoden viestisuman purkaminen viesti kerrallaan veisi aikaa. Arkistoidako koko satsi kerralla lukematta, mahdollisine roskaposteineen kaikkineen? Vai reippaasti "valitse kaikki", "poista"?

Saisipa sähköpostilaatikkoonsa viestien torjuntatoiminnon, jollaisesta danah boyd kertoo (Email Sabbatical Has Begun): "I've trained my beloved INBOX to reject all email during vacation. I give it a little help in the form of a .procmail file that sends everything directly to /dev/null. The effect is very simple. You cannot put anything in my queue while I'm away (however lovingly you intend it) and I come home to a clean INBOX."

Kommentit

Ma, 2008-12-15 10:42 — Niklas Vainio (-)

Töihin palattuasi siirrä tulleet viestit paria viime päivää lukuunottamatta omaan arkistokansioonsa. Näin ne eivät häiritse sinua inboxissa. Arkistosta voit sitten joutessasi käydä viestejä läpi aloittaen uusimmista sillä mitä vanhempi viesti, sitä vähemmän tärkeä se enää on. Vastaavasti viestejä voi sitä rennommalla kädellä poistella otsikon ja lähettäjän perusteella mitä vanhemmasta viestistä on kyse. Jos myöhemmin käy ilmi, että sinulle on lähetetty jotain tärkeää, voit kaivaa sen arkistosta.

Toivoa vaan sopii, että sinulla on ollut käytössä joku palvelinpuolen spämmifiltteri.

Ma, 2008-12-15 12:40 — Tuija

Arkistokansioon siirtäminen on varmaankin viisaampaa. Mutta juuri tuo ajatus vanhojen viestien penkomisesta joutessaan hirmustuttaa. Haluan suunnata katseen eteenpäin, miettiä tulevia projekteja, en penkoa menneitä meilejä. Ja jos tähän ryhtyisi ja siitä jäisi kiinni, eikö sitä sitten olisi kohta jo suorastaan velvollisuus omaksua ja tietää kaikki vuoden aikana postiin kolahtanut "tiedoksi" - viestejä myöten?

Ma, 2008-12-15 14:22 — yoe (-)

Ars Technicassakin pohdittiin äskettäin tätä nykyoffiisityöläisen ikuista ahdistuksen aihetta, yli äyräidensä tulvivaa inboxia: http://arstechnica.com/news.ars/post/20081214-zeroed-out-five-steps-to-restore-inbox-sanity.html

Ma, 2008-12-15 14:31 — Niklas Vainio (-)

No sitten vaikka niin, että varaat jonkin verran aikaa - olisiko 30 minuuttia sopiva - minkä aikana selaat otsikot läpi, luet/talletat relevanteimmilta tuntuvat ja deletoit loput? Et siis tee mitään tuona aikana mailien sisältämille asioille vaan otat ne vain talteen mahdollista myöhempää tarvetta varten ja sitten jatkat varsinaisten töiden pariin.

Toisaalta millainen määrä ihmiselle tulee mailia vuodessa? Jos olet eronnut postituslistoilta ja jos työtoverit tajuavat, ettet ole paikalla, määrähän voi olla ihan maltillinen? Raportoihan sitten töihin palattuasi paljonko inboxin laskuri näytti.

Ma, 2008-12-15 16:33 — Timov (-)

Jos meiliclientti sallii, voisit etsiä kaikki ne mailit, joissa olet ainoa vastaanottaja. Muissa tapauksissa joku on kuitenkin jo ehtinyt reagoida postiin - deleteä vaan kylmästi. Itse tein tuon toimenpiteen viime kesäloman jälkeen, ja käsiteltävien mailien lukumäärä olikin filtteröinnin jälkeen 1/10 alkuperäisestä! Uskomatonta, miten suuri osa postista on cc ja bcc -roskaa.

Tuosta voisi vielä tehdä sorttauksen lähetysajan ja prioriteetin mukaan, eli käsittelisi ensimmäisellä sessiolla ne kaikkein kriittisimmät uudet mailit ja muut vasta kun on aikaa (jos silloinkaan).

Myös lähettäjäorganisaation mukaan voisi olla hyvä järjestää, eli oma organisaatio ja tärkeimmät asiakkaat/yhteistyökumppanit ensin, windowslivet, gmailit ja hotmailit vasta joskus myöhemmin (tai deleteä niillekin, jos kuormaa on muutenkin 5 000 postia).

Ma, 2008-12-15 18:55 — Pekka Pekkala (-)

Toivottavasti pilailet, eihän nyt kukaan edes oleta että kävisit läpi äitiysloman aikana tulleita viestejä. Deletee vaan kaikille viikkoa vanhemmille!

Itse kun olin vuoden poissa niin pyysin Dataosastoa poistamaan mun sähköpostitilin kokonaan. Varsin näppärää. :)

Nyt teen pidemmillä lomilla niin että pistän postiin ilmoituksen

"Hei!

Olen lomalla xx.xx. saakka enkä lue loman aikan kertyneitä sähköposteja. Jos asiasi on edelleen ajankohtainen palattuani lomalta, otathan uudelleen yhteyttä."

Ja ei, mitään tärkeää ei mene ohi.

Ma, 2008-12-15 19:58 — Erkka Piirainen (-)

Pekan metodit ovat ihailtavan nerokkaita.

Komppaan myös Timov:n ehdotusta, eli filtteröi ne, joissa olet ainoa vastaanottaja.

Itse käytän myös suodatinta, joka poimii viestin, joiden bodyssa käytetään nimeäni eri taivutuksilla - silloin saa poimittua tiedoksi-tyypin viestit, joissa puhutaan mahdollisesti minusta.

Ti, 2008-12-16 00:34 — Maurelita (-)

Huh... Tuollainen olisi painajainen ! Kontrollifriikkinä en voisi deletoida kylmästi kaikkea, vaikka järki niin sanelisikin. Jemmaan kaikki (lukemattomina) jonnekin nurkkaan ja kelailen takaisin tarpeen mukaan.

Eräs (miespuolinen) työkaveri sanoi kyllä deletoivansa kylmästi vaikkei olisikaan poissa - jos se on tärkeää, asiasta muistutetaan ! Mielestäni hirvittävän epäkohteliasta.

Äippälomalla (4kk Ranskassa, itse otin huimat 6kk !) kurkin n kerran kuussa postilootaan ja laitoin eteenpäin. Onneksi asiat hoituivat ja huolekseni jäivät henk.koht viestit joita oli ihan kiva lukea...

Kärsivällisyyttä ja kylmästi vaan karsimaan viestejä !

Ti, 2008-12-16 07:57 — Tuija

Yoen liittämän linkin takaa löytyi tällainen viiden askelen ohjelma inbox-autuuteen

Aloittaessa

1. Alkusiivous - varataan aikaa inbox-läpikäyntiin
2. Arkistoi ne vanhat viestit, joita et arvaa vielä tuhota

Jatkossa

- Aina kun olet vastannut viestiin, tuhoa se (jep)
- Jos et voi hoitaa viestissä olevaa asiaa heti, siirrä se tehtävälistalle (to do - listan hyvä puoli on, että tehtäviä voi priorisoida ja aikatauluttaa)
- Käytä suodatus-sääntöjä ja älykkäitä kansioita (tietyn sanan sisältää viesti menee tiettyyn paikkaan automaagisesti) (Tätä pitää vielä opiskella)

Nuo kolme viimeistä ohjetta ovat hyviä ja aion olla niiden noudattamisessa entistä kurinalaisempi. Mutta juuri näin valtavan pitkän ajanjakson jälkeen on pohdinnan paikka, asuuko organisaation viisaus todella inboksissa niin että jos sen tyhjennän kertalaakista niinkuin Pekka yllä suosittelee, menetän jotakin tietoa iäksi? Eikö pitäisi voida luottaa siihen, että kaikki oikeasti tärkeä tieto on leivottu sisään prosessseihin ja ohjeet löytyvät intrasta? Miten muuten esimerkiksi uusi työntekijä pystyttäisi ikinä perehdyttämään talon tapoihin?

Eräs syy, miksi ihmiset saattavat lomalta palatessaan saada ahdistuskohtauksia inboksiensa äärelä, ei sitäpaitsi liity välttämättä tietoon, vaan tunteisiin. Tiedättehän ne pitkät sähköpostikirjeenvaihtoketjut, joissa cc-lista eskaloituu ja joissa saatetaan hyvinkin jämäköin ja vaivoin peitellyn emotionaalisin sanankääntein vääntää kättää jostakin asiasta, joka olisi ollut alun perinkin paras hoitaa kasvokkain tapaamisessa. Kun tällaisia selaa myöhemmin, joutuu ottamaan vastaan pikakelauksella organisaation menneitä ja jo tyyntyneitä tunnemyrskyjä. Ei mikään kovin hyvä alku rentouttavan loman jälkeen.

Pe, 2008-12-19 19:54 — Tuomo B (-)

Minä taidan olla sitten poikkeus joukossa, sillä pidän sähköpostista. Minusta on varsin hauskaa silmäillä loman jälkeen, mitä ihmiset ovat tapelleet keskenään lomani aikana.

En suinkaan heitä lomalla kertyneitä posteja tuosta noin vain roskikseen, vaan käyn kaikki viestit läpi. Enimmäkseen posti on listaviestejä, joita en jaksa lukea. Kaikki henkilökohtaiset viestit tietysti katson, sillä ne ovat hyvin kiinnostavia.

Työsähköposti on tarkoitettu vain työasioille, mutta kummasti sinne on alkanut ilmestyä ihmisiltä viestejä, joita voisi pitää työn ja vapaa-ajan rajamaastoon kuuluvina. Olisi typerää sanoa kaikille, että lakatkaa lähettämästä liian henkilökohtaisia viestejä työsähköpostiini. Kun ihmiset kuitenkin tekevät niin, viestien tuhoaminen hävittäisi samalla palan sosiaalista omaisuutta, josta en halua luopua.

Lomalta paluun jälkeen sähköpostin lukeminen on rentouttavaa. Ei tarvitse tehdä yhtään mitään, voi vain hyvällä omallatunnolla lueskella posteja, joihin tuskin tarvitsee enää juuri reagoida.

La, 2008-12-20 12:48 — Tuija

Silmäilin inboksin sisältöä puolisen tuntia lähettäjittäin ja aikajärjestyksessä, poimin talteen tuoreimmat tärkeät dokumentit ja hyväksyin pomon ensi vuotta koskevat kalenteribuukkaukset, jonka jälkeen loput lähtivät bittien taivaseen.

Koska työkaverit olivat osanneet pidättäytyä viestien lähettämisestä, laatikossa oli lähinnä peruuttamatta jääneitä uutiskirjeitä sekä tilaamatta tulevia mainospostauksia.

Nyt on hyvä mieli ja kiva aloittaa puhtaalta pöydältä.

Tuomo B olen itsekin joskus ajatellut noin - ja työyhteisön melko tuoreena jäsenenä sitä varmasti haluaakin imeä itseensä kaiken mahdollisen informaation. Mutta vuosien jälkeen sitä osaa alkaa arvostaa, että kaikkea ihmisten välillä käytyä sanailua ei tarvitse tietää :)

La, 2008-12-20 16:27 — Niklas Vainio (-)

Lienee paikallaan linkittää tämä Inbox Zero -filosofia tänne:
http://www.43folders.com/izero

Itse pyrin pitämään inboxin nollassa tai ainakin sellaisessa määrässä, että kaikki otsikot mahtuvat kerralla ruudulle.

Kommentoi

Subscribe to Comments for "Sähköpostilaatikko kasautuu lomalla - onko mitään tehtävissä? "

Julkaisut

Artikkeli Suomalaiset verkossa -tutkimus: Netin käyttömotiivit Yle Internetin asiakasymmärryksen tukena Päivi Almgrenin ja Päivi Jokitalon toimittamassa Kirjasto 2012 Asiakkaan asialla -kirjassa.

Löydy - Brändää itsesi verkossa Avain 2010 ISBN on 978-951-692-807-7

Nettielämää - sosiaalisen media maailmat BTJ Kustannus 2009 ISBN 978-951-692-742-1